Backups erstellen: Warum ist eine regelmäßige Datensicherung wichtig?

In der zunehmend digitalen Arbeitswelt von heute sind Drucker für viele Unternehmen und Familien nach wie vor unverzichtbar. Ob beim Drucken von Verträgen, Rechnungen oder Schulaufgaben – Drucker transportieren wichtige Informationen. Doch kennen Sie diese Situation: Nach einer Systemneuinstallation funktioniert Ihr Drucker nicht mehr, der Treiber verschwindet oder die Netzwerkfreigabe schlägt fehl? So frustrierend ist die fehlende Datensicherung des Druckers.

Dieser Artikel hilft Ihnen zu verstehen, was eine Druckerdatensicherung ist, warum sie wichtig ist und wie Sie die Daten Ihres Druckgeräts effizient sichern.

Was ist eine Druckerdatensicherung?

Die Druckerdatensicherung speichert, wie der Name schon sagt, wichtige Informationen und Konfigurationen Ihres Druckers, um im Falle eines Ausfalls oder einer Migration eine schnelle Wiederherstellung zu ermöglichen. Zu diesen Daten gehören in der Regel:

1. Treiber- und Druckerinstallationskonfiguration
2. Druckeinstellungen (Papierformat, Schwarzweiß/Farbe, einseitig/beidseitig usw.)
3. Netzwerkeinstellungen (IP-Adresse, WLAN-Verbindung, Freigabeeinstellungen)
4. Druckwarteschlange und Auftragsverlauf
5. Benutzerzugriffsrechte und Protokolle (in Unternehmensszenarien)

Warum Druckerdaten sichern?

1. Plötzliche Ausfälle vermeiden

Betriebssystem-Updates, Treiberkonflikte und unerwartete Stromausfälle können zum Verlust der Druckerkonfiguration führen. Insbesondere in Büroumgebungen beeinträchtigt ein Druckausfall die Arbeitseffizienz unmittelbar.

2. Effizientere Wiederherstellung

Ob bei der Bereitstellung neuer Computer oder der Migration von Systemen: Eine vorherige Sicherung Ihrer Druckumgebung ermöglicht eine sofortige Wiederherstellung und erspart Ihnen wiederholte Installationen und Fehlerbehebungen.

3. Zeit und Arbeitskosten sparen

Die manuelle Konfiguration von Druckereinstellungen ist mühsam, insbesondere bei kommerziellen Druckern mit Spezialpapier oder mehreren Papierfächern. Nach der Sicherung lassen sich alle Einstellungen mit einem einzigen Klick wiederherstellen.

4. Compliance- und Audit-Anforderungen erfüllen

Bestimmte Branchen (wie Finanzen, Recht und Gesundheitswesen) verlangen die Aufbewahrung von Druckprotokollen und Dokumentenausgabedaten. Der Verlust dieser Daten kann ein Compliance-Risiko darstellen.

Mögliche Folgen einer fehlenden Sicherung Ihrer Druckerkonfiguration

Wenn Sie Ihre Druckerkonfiguration noch nie gesichert haben, können bei Systemproblemen oder Geräteaustausch folgende Probleme auftreten:

1. Der Drucker wird nicht erkannt, was die Neuinstallation des Treibers mühsam macht.
2. Druckeinstellungen (z. B. Standard-Schwarzweißdruck) gehen vollständig verloren.
3. Netzwerkdrucker werden nicht gefunden, und gemeinsam genutzte Verbindungen funktionieren nicht.
4. Spezielle Treiber (insbesondere für ältere Geräte) sind schwer zu finden.
5. Druckprotokolle gehen verloren, was sich auf die Dokumentenverwaltung und -prüfung auswirkt.

Diese Probleme kosten nicht nur Zeit, sondern können auch die Geschäftskontinuität beeinträchtigen.

Wie sichert man Druckerdaten?

Für die Datensicherung gibt es drei gängige Methoden: Systemtools, Drittanbietersoftware und manuelle Methoden.

Methode 1: Integrierte Tools (für Windows)

Windows bietet den integrierten „Druckmanager“, der alle Druckereinstellungen und Treiber als .printerExport-Datei exportiert und so den Import und die Wiederherstellung vereinfacht.

Die detaillierten Schritte erfahren Sie im folgenden Video, das sich auch für Anfänger eignet:

▶️ Klicken Sie hier, um das Video-Tutorial anzusehen: Druckertreiber und Warteschlangen unter Windows sichern

(Erläutert, wie Sie Druckerkonfigurationen mit dem Windows-Druckmigrationsassistenten sichern und wiederherstellen)

Das Video enthält:

1. Öffnen des Druckverwaltungstools
2. Exportieren von Druckerwarteschlangen und Treibern
3. Wiederherstellen der Druckumgebung mit dem Druckermigrationsassistenten

Methode 2: Verwenden eines Drittanbieter-Tools

Für eine flexiblere Verwaltung Ihrer Druckerkonfigurationen eignen sich die folgenden Tools:

• PrintBRM (Print Backup and Restore Migration)
  Exportiert .bmr-Sicherungsdateien über die Befehlszeile – ideal für IT-Administratoren, die Stapelverarbeitungen durchführen.
• DriverBackup / Double Driver
  Unterstützt eine grafische Oberfläche zum Exportieren von Treibern – ideal für allgemeine Benutzer.

Methode 3: Manuelle Sicherung (für fortgeschrittene Benutzer)

• Treiberverzeichnis exportieren:

C:\Windows\System32\spool\drivers

• Erstellen Sie einen Screenshot oder ein Dokument, um die Druckeinstellungen (z. B. Standardpapierformat und Duplexdruck) zu dokumentieren.
• Registrierungsschlüssel exportieren (empfohlen für fortgeschrittene Benutzer).
• Beispiel für einen Registrierungspfad:
  

HKEY_LOCAL_MACHINE\SYSTEM\CurrentControlSet\Control\Print

Sicherungsmethoden für Drucker verschiedener Marken

Verschiedene Druckermarken bieten auch eigene Tools für die Sicherung und Wiederherstellung:

✅ HP

• Nutzen Sie HP Smart, um Konto, Cloud-Druckeinstellungen und Geräteeinstellungen zu speichern.
• Für Unternehmensumgebungen empfehlen wir HP Web Jetadmin für die zentrale Verwaltung von Druckgeräten und den einheitlichen Import und Export von Konfigurationen.

✅ Brother

• Nutzen Sie BRAdmin Professional, um Netzwerkeinstellungen, Geräteinformationen, SNMP-Einstellungen und mehr zu exportieren.
• Einige Geräte unterstützen den Export von Konfigurationsdateien über die Weboberfläche (z. B. durch Festlegen einer Webadresse für den Zugriff).

✅ Canon

• Melden Sie sich bei der Remote UI (Fernverwaltungsoberfläche) des Druckers an.
• Konfigurationen können auf einen lokalen Computer oder einen USB-Stick exportiert werden.
• Einige Modelle unterstützen die Funktion „Sichern und Wiederherstellen von Einstellungen“ für die Stapelkonfigurationsbereitstellung mehrerer Geräte.

✅ Kyocera

• Nutzen Sie Command Center RX (Webkonsole) zur Fernverwaltung der Druckereinstellungen.
• Geräte auf Unternehmensebene können Kyocera Net Admin für Konfigurationssicherung und zentrale Bereitstellung nutzen.
• Unterstützt den Export von Adressbüchern, IP-Adressen, Scaneinstellungen und mehr.

✅ Epson

• Einige Modelle unterstützen Epson Device Admin. Tool zum Exportieren von Druckeinstellungen.
• Unterstützt den manuellen Export von Netzwerk- und Wartungseinstellungen über die Webkonfigurations-Verwaltungsseite.
• Hochwertige Modelle unterstützen den Export von Scankonfigurationen, Benutzerkonten und anderen Informationen.

✅ Samsung

• Ältere Modelle unterstützen den Export von Einstellungen über den SyncThru Web Service (eine integrierte Weboberfläche).
•  Systemkonfiguration, Netzwerkverbindungen, Scanziele und mehr können exportiert werden.
• Einige Geräte unterstützen die Ein-Klick-Sicherung auf USB.

✅ Dell

• Die meisten Dell-Drucker auf Basis der Lexmark-Plattform können Konfigurationen über den Embedded Web Server (EWS) exportieren.
• Einige Modelle unterstützen die Verwaltung von Einstellungsdateien über das Dell Printer Configuration Web Tool.
• Eignet sich für einfache Backups in kleinen Büros.

🖨️ Empfohlene True Image-kompatible Tonerkartuschen

Damit Ihr Drucker auch nach Abschluss der Backup-Konfiguration effizient läuft, empfehlen wir Ihnen die Verwendung kompatibler True Image-Tonerkartuschen. Wir bieten eine große Auswahl an hochwertigen Tonerkartuschen, die mit führenden Druckermarken kompatibel sind und klare Drucke, niedrige Kosten und eine einfache Installation gewährleisten:

• Kompatible Tonerkartuschen der HP 415A / 415X-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Brother TN248 / TN248XL-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Canon 067 / Canon 067H-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Kyocera TK-5220-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Epson C13S050611-4-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Dell 593-BBBU/T/R/S-Serie
• Kompatible Tonerkartuschen der Samsung CLT-P404C / CLT-404S-Serie

Fazit

Druckerdaten werden zwar oft übersehen, spielen aber eine unersetzliche Rolle für die Kontinuität der täglichen Arbeit. Tritt ein Problem auf, müssen Sie ohne Sicherung von vorne beginnen – das kostet Zeit, Mühe und sogar Geld.

Ob Privatanwender, Homeoffice-Mitarbeiter oder IT-Administrator in einem Unternehmen: Drucker-Backups sollten Teil Ihrer täglichen Wartungsroutine sein. Klicken Sie auf den Videolink oben, um zu erfahren, wie Sie selbst ein Drucker-Backup durchführen und so in Zukunft für mehr Sicherheit und Effizienz sorgen.